Cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel

Biểu đồ Gantt được dùng trong quản trị dự án. Sử dụng Gantt chart có thể giúp chúng ta xác định đường Gantt (đường dài nhất của dự án) và hữu dụng để trình bày các nhiệm vụ hoặc sự kiện dựa trên thời gian. Đối với Microsoft Project thì việc tạo biểu đồ Gantt quá dễ, chỉ việc nhập các số liệu là có ngay một biểu đồ Gantt. Nhưng nếu bạn không có Microsoft Project (vì phải trả phí định kỳ) thì Excel vẫn có thể thay thế. Hiếu sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel (2010, 2013, 2016).

Biểu đồ Gantt trong Excel

Đấy là kết quả sau khi thực hiện theo bài này. Đề bài như sau, bạn có thể tải file mẫu như bài viết để làm thử nhé.

Đề mẫu hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt

https://drive.google.com/file/d/0B5mJozU5Z0AlODVnOFRDME1yUEE/view

Tạo biểu đồ Gantt và nhập số liệu

Đầu tiên bạn vào tab Insert, nhấp vào biểu tượng biểu đồ cột và chọn cột nằm ngang như hình này. Bạn phải chọn cái Stacked Bar nhé, cái kế bên nó có %.

Insert, nhấp vào biểu tượng biểu đồ cột và chọn cột nằm ngang

Bạn sẽ có một biểu đồ trắng trơn vì chưa có số liệu. Qua tab Design, chọn Select Data. Cửa sổ dữ liệu hiện ra bạn nhấp Add như hình dưới.

Design, chọn Select Data

Có một cửa sổ chọn số liệu xuất hiện. Chúng ta ưu tên nhập cột Ngày bắt đầu trước. Bạn nhấp theo thứ tự mình đánh dấu trên hình. Ở số 3 thì bạn hãy xóa ={1} trước rồi nhấp chọn vùng ở số 4. Xong nhấp OK.

Chỉ sử dụng các số liệu của cột Ngày bắt đầu, Thời gian, Tên công việc để vẽ biểu đồ Gantt.

Ưu tên nhập cột Ngày bắt đầu trước

Đã có số liệu của cột Ngày bắt đầu, chúng ta tiếp tục nhập số liệu của cột Thời gian. Tiếp tục nhấp nút Add.

Tiếp tục nhập số liệu của cột Thời gian. Nhấp Add

Cách nhập cũng y hệt. Nhắc lại lần nữa ở số 3 nhớ xóa ={1} trước khi nhấp chọn vùng số liệu.

Cách nhập tương tự

Lúc này chúng ta đã xong số liệu ở trục hoành, còn trục tung chưa có, ta nhập cột Tên công việc cho trục tung. Nhấp nút Edit bên phải.

Nhập cột Tên công việc cho trục tung. Nhấp nút Edit

Chúng tả chỉ nhấp chọn vùng chứa tên công việc. Không chọn tên cột nghe. Xong nhấp ok.

Chỉ nhấp chọn vùng chứa tên công việc. Không chọn tên cột

Như vậy là xong bước nhập số liệu, lúc này vẫn chưa ra biểu đồ Gantt. Cần làm đẹp cho em nó thì mới ra. hehe

Định dạng thành biểu đồ Gantt

Vấn đề của chúng ta là:

• Đảo ngược thứ tự công việc.
• Xóa các cột màu xanh (ngày bắt đầu).
• Định dạng lại đơn vị trục hoành cho gọn gàng.
• Trang trí thêm tên biểu đồ Gantt, tên trục tung (Công việc) và trục hoành (Đơn vị thời gian).

Đảo ngược thứ tự công việc

Bạn nhấp chuột phải vào tên công việc rồi chọn Format Axis… như bình dưới.

Nhấp chuột phải vào tên công việc rồi chọn Format Axis…

Một cửa sổ dịnh dạng hiện ra, bạn chỉ quan tâm nhấp vào Categories in reverse order thôi. Rồi bấm tắt là xong.

Nhấp vào Categories in reverse order

Xóa các cột màu xanh

Thực ra là định dạng để ẩn nó đi thôi. Bạn nhấp chuột phải vào cột màu xanh bất kỳ rồi chọn Format Data Series…

Nhấp chuột phải vào cột màu xanh bất kỳ rồi chọn Format Data Series…

Qua tab có biểu tượng thùng sơn, bạn chọn No fill hết rồi tắt bảng định dạng.

Chọn No fill hết rồi tắt bảng định dạng

Lúc này nó chỉ mất đi màu sắc chứ vị trí trong bản đồ thì vẫn còn. Để bỏ đi vị trí của nó chúng ta cần làm thêm một ít bước nữa. Nhấp chuột phải vào Ô ngày đầu tiên của dự án và chọn Format Cells…

Nhấp chuột phải vào Ô ngày đầu tiên của dự án và chọn Format Cells…

Của sổ Format Cells hiện ra, ở tab Number bạn chọn General và hãy nhớ số ở ô Sample để nhập cho bước kế tiếp. Đừng nhấp ok, hãy nhấp tắt.

tab Number bạn chọn General và hãy nhớ số ở ô Sample

Nhấp chuột phải vào đơn vị thời gian trên biểu đồ Gantt và chọn Format Axis…

Nhấp chuột phải vào đơn vị thời gian và chọn Format Axis…

Ở tab biểu tượng cột, bạn nhập số (42856) đã xem vừa rồi vào ô Minimum. Còn ở ô Major có nghĩa là bạn sẽ chia bao nhiêu đơn vị thời gian cho một khoảng cách. Ví dụ của Hiếu thì thấy ngày nhiều quá, thôi chia theo tuần nên Hiếu nhập 7. Đừng vội tắt, để đó làm bước tiếp theo luôn.

Nhập số (42856) đã xem vừa rồi vào ô Minimum. Còn Major thì tùy

Lúc này ta đã bỏ được phần dư khúc đầu rồi, nhìn ra biểu đồ Gantt rồi đó. Nhưng mà cái đơn vị thời gian nó dài nhìn rối quá, bỏ bớt năm đi cho gọn.

Định dạng lại đơn vị trục hoành

Vẫn trong bảng định dạng mở bước trên, chúng ta xuống phần Number và thêm cái định dạng kiểu d/m vào như hình dưới.

Xuống phần Number và thêm cái định dạng kiểu d/m

Nhìn hơi trống trãi đúng không? Trang trí thêm xíu cho đẹp nào.

Trang trí thêm cho biểu đồ Gantt

Nhấp vào biểu đồ Gantt, chọn y hệt như Hiếu là đủ. Cứ thử chọn thêm xem nó có thành tào lao không. haha

Trang trí thêm xíu

Bây giờ không thích màu đó muốn đổi màu khác thì nhấp chột phải vào cột bất kỳ trên biểu đồ. Nhấp Fill rồi chọn màu mà bạn muốn.

Đổi màu khác cho biểu đồ Gantt

Ten ten, kết quả vẽ biểu đồ Gantt đây :3

Kết quả vẽ biểu đồ Gantt trong Excel đây

Vẽ biểu đồ Gantt không có thời gian ngày tháng

Giả sử bạn chỉ có các cột Công việc, Công việc trước và Thời gian cho mỗi công việc thì chúng ta vẫn vẽ được biểu đồ Gantt nhé. Thậm chí cách này vẽ còn nhanh hơn. Tuy nhiên chúng ta cần một cộ thay thế cho cột Ngày bắt đầu. Đó là cột Thời gian bắt đầu sớm nhất (ES).

Để tính cột đó thì bạn sử dụng công thức này

ES = Thời gian công việc trước + ES công việc trước

Lưu ý: Nếu có nhiều công việc trước thì chọn công việc trước nào cho ra ES lớn nhất (Max).

Ví dụ ES của G thì nếu lấy theo D thì = 28 + 21 = 49. Nhưng lấy theo E thì = 28 + 28 = 56. Vậy ES của G là 56.

Đề không có thời gian ngày tháng

Lúc này bạn làm y hệt như hướng dẫn trên để vẽ biểu đồ Gantt. Nhưng có một số điểm khác cần lưu ý là:

• Cột ES thay thế cho cột Ngày bắt đầu.
• Ở bước Xóa các cột màu xanh chúng ta chỉ làm mất màu là xong.

Và đây kết quả vẽ biểu đồ Gantt không có Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc. Ten ten :3

Kết quả vẽ biểu đồ Gantt không có Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc

Lời kết

Cách vẽ thứ 2 này chỉ dùng trong học tập là chính, chứ dự án thì làm sao mà không có ngày tháng cụ thể được. Hiếu đang nghiên cứu về vẽ sơ đồ PERT trong Excel, khi nài ỗn sẽ làm một bài. Bạn có thắc mắc chổ nào không. Hãy mạnh dạng thảo luận nhé.