Lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets

Đối với Tuyển dụng cũng như các lĩnh vực khác, chúng ta thường dùng Google Biểu mẫu để lấy data ứng viên hay khách hàng. Kết quả sẽ lưu vào Google Sheets giống như Excel chắc chắn việc trùng lặp dữ liệu là không thể nào tránh khỏi. Vậy làm sao để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets (Trang tính)? Excel thì bạn dễ tìm trên mạng nhưng Google Sheets thì cách lọc có khác. Hiếu sẽ chia sẻ đến các bạn trong bài viết đầu tiên của trang Minh Hiếu HR và của chuyên mục Chia sẻ trong ngành.

Cập nhật 28/02/2018: Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi thay đổi cách làm nhanh gọn, chính xác, dễ hiểu

lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets
Lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets

Trong danh sách trên có nhiều tên bị trùng nhau. Chúng ta có thể tìm giữ liệu trùng nhau và lọc chúng theo nhiều cách, tùy nhu cầu của bạn.

Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau

Để tìm dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets, chúng ta chọn cột chứa dãy dữ liệu. Nhấp vào Định dạng chọn Định dạng theo điều kiện.

Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau
Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau

Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, chúng ta điền công thức như hình bên dưới.

Điền công thức
Điền công thức

=Countif(A:A;A1)>1

Chú ý: nếu dấu ” ; ” không đúng với máy của bạn thì hãy sửa thành dấu ” , ” nhé. Sửa chữ A thành chữ của cột bạn đang định dạng trong file của bạn.

Như vậy bạn đã thấy dễ dàng thấy được các dữ liệu trùng nhau, tiếp theo chúng ta sẽ lọc chúng. Có 2 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Google trang tính.

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng

Hiếu chèn phía trên một hàng để đặt tên nhé. Tại ô kế bên đầu tiên, bạn nhập công thức như hình dưới, sau đó kéo công thức xuống hết nguyên cột.

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng
Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng

=countif(A:A;A2)=1

Lúc này TRUE là các dữ liệu không bị trùng, còn FALSE là các dữ liệu bị trùng nhau. Chúng ta nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc.

Nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc
Nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc

Tiếp theo nhấp vào nút lọc. Bây giờ chúng ta muốn xem dữ liệu không trùng nhau thì giữ lại TRUE, còn muốn xem dữ liệu bị trùng nhau thì giữ lại FALSE.

Không trùng nhau thì giữ lại TRUE, trùng nhau thì giữ lại FALSE
Không trùng nhau thì giữ lại TRUE, trùng nhau thì giữ lại FALSE

Và kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE – dữ liệu không trùng.

Kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE
Kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE

Nhưng cách này chưa phải là tối ưu. Chúng ta chỉ xem được trùng hoặc không trùng. Điều mà chúng ta mơ ước chính là một danh sách đầy đủ dữ liệu, chỉ lọc bỏ đi những dữ liệu bị lặp 2 lần trở lên. Hiếu cam đoan đây là bài viết đầu tiên xuất hiện trên Google giúp bạn làm điều này. haha

Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi

Chọn ô đầu tiên kế bên cột chứa dữ liệu, Hiếu chọn cột B thì tương ứng với A2 sẽ là B2. Ở ô này bạn điền công thức như ảnh dưới.

Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi
Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi

Như vậy là những ô lặp lại lần thứ 2 trở đi sẽ đổi thành Tranngocminhhieu.com

=if(countif($A$2:A2;A2)=1;A2;“Tranngocminhhieu.com”)

Giải thích:

$A$2: là để cố định không thay đổi

A2: sẽ thay đổi khi kéo xuống

“Tranngocminhhieu.com”: Tùy bạn muốn ghi gì cũng được

Bây giờ để lọc lấy dữ liệu xuất hiện lần đầu tiên thì tích vào nút lọc > bỏ chọn Tranngocminhhieu.com > OK

Bỏ chọn Tranngocminhhieu.com là bỏ dữ liệu lặp
Bỏ chọn Tranngocminhhieu.com là bỏ dữ liệu lặp

Tuyệt vời chưa, hehe

Kết quả lọc được dữ liệu không bị trùng
Kết quả lọc được dữ liệu không bị trùng

Kết quả bạn đã có môt danh sách đầy đủ dữ liệu, không bị mất bất dữ liệu nào mà cũng không trùng dữ liệu nào. Bạn cũng có thể thấy được dữ liều nào có trùng ở ô có highlight.

Kết

Quá tuyệt vời phải không nào. Với cách lọc cuối cùng sẽ giúp bạn thực hiện được nhiều công việc đấy, chẳng hạn gửi email hoặc nhắn tin hàng loạt thì quá đã luôn. Đây là bài viết đầu tiên của Minh Hiếu HR, các bạn cảm thấy thế nào và có khó khăn thế nà hãy để lại bình luận nhé.

Advertisements

6 thoughts on “Lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets

    1. Cách của Hiếu thì thuận tiện cho file ít dữ liệu.
      Nhiều sheets thì bạn cứ làm từng sheets thôi chứ đâu thể lọc 1 phát hết các sheets thì Excel cũng k làm đc.

      Nếu dữ liệu của bạn nhiều quá thì Hiếu khuyên bạn hãy tải về máy và xử lý bằng Excel sẽ mạnh mẽ hơn (google nhé).

      Số lượt thích

  1. Hi Hiếu, mình làm theo hàm
    =if(countif($C$1:C1;A2)>0;“Loại”;VLOOKUP(A2;A:A;1;0))

    của bạn thì không được, báo lỗi ERROR. Bạn có thể check lại hộ mình công thức đúng chưa không nhé ?

    Ngoài ra mình đã thử tái tạo lại 1 file tương tự file của bạn (Để áp dụng luôn công thức của bạn vào, không sửa gì) và vẫn bị báo lỗi ERROR (lỗi phân tích cú pháp).

    Số lượt thích

  2. chào Hiếu.mình cũng đang gặp lỗi khi lọc trùng dữ liệu suất hiện đầu tiên báo ERROR . bạn có thể giúp mình sửa lỗi này được không ? mình cũng đã test nhiều cột giống bạn nhưng vẫn báo lỗi. file mình khá nhiều nên rất cần lọc. thanks bạn

    Số lượt thích

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.