Phím tắt chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Excel

Hi cả nhà, công việc văn phòng với Excel chắc chắn có lúc khiến bạn mệt mỏi với việc chuyển đổi giữa: chữ thường, Chữ Hoa, CHỮ IN. Không thể nào sửa bằng tay nỗi nếu danh sách dữ liệu quá nhiều. Dùng công thức để chuyển thì quá tầm thường và cũng mất thời gian để thao tác. Hiếu gặp trường hợp này, cũng tìm hiểu thì biết Excel không hổ trợ phím tắt chuyển đổi chữ.

Sau bài viết này, chúng ta có thể cài phím tắt chuyển chữ thường thành chữ hoa, chữ in trong Excel. Hiếu sẽ hướng dẫn cách nhanh nhất, đơn giản hơn các bài viết trên mạng nhiều.

Tải file chuyển đổi chữ Excel

Đầu tiên các bạn tải về file PERSONAL.XLSB

https://drive.google.com/file/d/1C51Z1Z2MPu8PoVWj7r2aWHq73cNzmGv6/view

Chúng ta sử dụng VBA trong Excel để cài được phím tắt chuyển kiểu chữ. File này là Hiếu soạn ra sau khi mò mẫm với code VBA. Nên các bạn không cần phải tốn công nghiên cứu nó.

Thêm phím tắt chuyển chữ thường thành chữ hoa, chữ in trong Excel

Bạn copy file PERSONAL.XLSB vào ổ C theo đường đẫn

C:UsersTên người dùng máy tínhAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART

Nếu như bạn không tìm thấy thư mục AppData thì do nó đã ẩn. Bạn bật nó lên bằng cách nhấp vào nút Organize trên góc trái và chọn Folder and search options. Tiếp theo vào tab View, nhấp tích vào bật Show hidden files, folders and drivers > OK.

Các bạn có thể xem clip nếu như cảm thấy khó nhé.

Sử dụng phím tắt để chuyển chữ thường,Hoa,IN

Bạn mở một file Excel mới để thử nhé. Chọn ô cần chuyển chữ và sử dụng các phím tắt sau:

Ctrl J: chuyển thành chữ in (MINH HIẾU)

Ctrl M: chuyển thành viết hoa chữ cái đầu (Minh Hiếu)

Ctrl Q: chuyển thành chữ thường (minh hiếu)

Với file Excel mới thì chắc chắn thành công. Còn đối với file Excel cũ mà bình thường thì vẫn được thôi, chỉ có một số file có thể không tác dụng nếu như nó từng được chỉnh gì đó trong VBA. Có thể khắc phục được nhưng hơi rối nên Hiếu không nói trong bài viết này.

Kết

Nhờ cách này mà công việc với nhập dữ liệu vào Excel của Hiếu cải thiện đáng kể, bạn nên thử và bình luận kết quả phía dưới cho Hiếu biết nhé.

Advertisements

Cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel

Biểu đồ Gantt được dùng trong quản trị dự án. Sử dụng Gantt chart có thể giúp chúng ta xác định đường Gantt (đường dài nhất của dự án) và hữu dụng để trình bày các nhiệm vụ hoặc sự kiện dựa trên thời gian. Đối với Microsoft Project thì việc tạo biểu đồ Gantt quá dễ, chỉ việc nhập các số liệu là có ngay một biểu đồ Gantt. Nhưng nếu bạn không có Microsoft Project (vì phải trả phí định kỳ) thì Excel vẫn có thể thay thế. Hiếu sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel (2010, 2013, 2016).

Biểu đồ Gantt trong Excel
Biểu đồ Gantt trong Excel

Đấy là kết quả sau khi thực hiện theo bài này. Đề bài như sau, bạn có thể tải file mẫu như bài viết để làm thử nhé.

Đề mẫu hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt
Đề mẫu hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt

https://drive.google.com/file/d/0B5mJozU5Z0AlODVnOFRDME1yUEE/view

Tạo biểu đồ Gantt và nhập số liệu

Đầu tiên bạn vào tab Insert, nhấp vào biểu tượng biểu đồ cột và chọn cột nằm ngang như hình này. Bạn phải chọn cái Stacked Bar nhé, cái kế bên nó có %.

Insert, nhấp vào biểu tượng biểu đồ cột và chọn cột nằm ngang
Insert, nhấp vào biểu tượng biểu đồ cột và chọn cột nằm ngang

Bạn sẽ có một biểu đồ trắng trơn vì chưa có số liệu. Qua tab Design, chọn Select Data. Cửa sổ dữ liệu hiện ra bạn nhấp Add như hình dưới.

Design, chọn Select Data
Design, chọn Select Data

Có một cửa sổ chọn số liệu xuất hiện. Chúng ta ưu tên nhập cột Ngày bắt đầu trước. Bạn nhấp theo thứ tự mình đánh dấu trên hình. Ở số 3 thì bạn hãy xóa ={1} trước rồi nhấp chọn vùng ở số 4. Xong nhấp OK.

Chỉ sử dụng các số liệu của cột Ngày bắt đầu, Thời gian, Tên công việc để vẽ biểu đồ Gantt.

Ưu tên nhập cột Ngày bắt đầu trước
Ưu tên nhập cột Ngày bắt đầu trước

Đã có số liệu của cột Ngày bắt đầu, chúng ta tiếp tục nhập số liệu của cột Thời gian. Tiếp tục nhấp nút Add.

Tiếp tục nhập số liệu của cột Thời gian. Nhấp Add
Tiếp tục nhập số liệu của cột Thời gian. Nhấp Add

Cách nhập cũng y hệt. Nhắc lại lần nữa ở số 3 nhớ xóa ={1} trước khi nhấp chọn vùng số liệu.

Cách nhập tương tự
Cách nhập tương tự

Lúc này chúng ta đã xong số liệu ở trục hoành, còn trục tung chưa có, ta nhập cột Tên công việc cho trục tung. Nhấp nút Edit bên phải.

Nhập cột Tên công việc cho trục tung. Nhấp nút Edit
Nhập cột Tên công việc cho trục tung. Nhấp nút Edit

Chúng tả chỉ nhấp chọn vùng chứa tên công việc. Không chọn tên cột nghe. Xong nhấp ok.

Chỉ nhấp chọn vùng chứa tên công việc. Không chọn tên cột
Chỉ nhấp chọn vùng chứa tên công việc. Không chọn tên cột

Như vậy là xong bước nhập số liệu, lúc này vẫn chưa ra biểu đồ Gantt. Cần làm đẹp cho em nó thì mới ra. hehe

Định dạng thành biểu đồ Gantt

Vấn đề của chúng ta là:

  • Đảo ngược thứ tự công việc.
  • Xóa các cột màu xanh (ngày bắt đầu).
  • Định dạng lại đơn vị trục hoành cho gọn gàng.
  • Trang trí thêm tên biểu đồ Gantt, tên trục tung (Công việc) và trục hoành (Đơn vị thời gian).

Đảo ngược thứ tự công việc

Bạn nhấp chuột phải vào tên công việc rồi chọn Format Axis… như bình dưới.

Nhấp chuột phải vào tên công việc rồi chọn Format Axis...
Nhấp chuột phải vào tên công việc rồi chọn Format Axis…

Một cửa sổ dịnh dạng hiện ra, bạn chỉ quan tâm nhấp vào Categories in reverse order thôi. Rồi bấm tắt là xong.

Nhấp vào Categories in reverse order
Nhấp vào Categories in reverse order

Xóa các cột màu xanh

Thực ra là định dạng để ẩn nó đi thôi. Bạn nhấp chuột phải vào cột màu xanh bất kỳ rồi chọn Format Data Series…

Nhấp chuột phải vào cột màu xanh bất kỳ rồi chọn Format Data Series...
Nhấp chuột phải vào cột màu xanh bất kỳ rồi chọn Format Data Series…

Qua tab có biểu tượng thùng sơn, bạn chọn No fill hết rồi tắt bảng định dạng.

Chọn No fill hết rồi tắt bảng định dạng
Chọn No fill hết rồi tắt bảng định dạng

Lúc này nó chỉ mất đi màu sắc chứ vị trí trong bản đồ thì vẫn còn. Để bỏ đi vị trí của nó chúng ta cần làm thêm một ít bước nữa. Nhấp chuột phải vào Ô ngày đầu tiên của dự án và chọn Format Cells…

Nhấp chuột phải vào Ô ngày đầu tiên của dự án và chọn Format Cells...
Nhấp chuột phải vào Ô ngày đầu tiên của dự án và chọn Format Cells…

Của sổ Format Cells hiện ra, ở tab Number bạn chọn General và hãy nhớ số ở ô Sample để nhập cho bước kế tiếp. Đừng nhấp ok, hãy nhấp tắt.

tab Number bạn chọn General và hãy nhớ số ở ô Sample
tab Number bạn chọn General và hãy nhớ số ở ô Sample

Nhấp chuột phải vào đơn vị thời gian trên biểu đồ Gantt và chọn Format Axis…

Nhấp chuột phải vào đơn vị thời gian và chọn Format Axis...
Nhấp chuột phải vào đơn vị thời gian và chọn Format Axis…

Ở tab biểu tượng cột, bạn nhập số (42856) đã xem vừa rồi vào ô Minimum. Còn ở ô Major có nghĩa là bạn sẽ chia bao nhiêu đơn vị thời gian cho một khoảng cách. Ví dụ của Hiếu thì thấy ngày nhiều quá, thôi chia theo tuần nên Hiếu nhập 7. Đừng vội tắt, để đó làm bước tiếp theo luôn.

Nhập số (42856) đã xem vừa rồi vào ô Minimum. Còn Major thì tùy
Nhập số (42856) đã xem vừa rồi vào ô Minimum. Còn Major thì tùy

Lúc này ta đã bỏ được phần dư khúc đầu rồi, nhìn ra biểu đồ Gantt rồi đó. Nhưng mà cái đơn vị thời gian nó dài nhìn rối quá, bỏ bớt năm đi cho gọn.

Định dạng lại đơn vị trục hoành

Vẫn trong bảng định dạng mở bước trên, chúng ta xuống phần Number và thêm cái định dạng kiểu d/m vào như hình dưới.

Xuống phần Number và thêm cái định dạng kiểu d/m
Xuống phần Number và thêm cái định dạng kiểu d/m

Nhìn hơi trống trãi đúng không? Trang trí thêm xíu cho đẹp nào.

Trang trí thêm cho biểu đồ Gantt

Nhấp vào biểu đồ Gantt, chọn y hệt như Hiếu là đủ. Cứ thử chọn thêm xem nó có thành tào lao không. haha

Trang trí thêm xíu
Trang trí thêm xíu

Bây giờ không thích màu đó muốn đổi màu khác thì nhấp chột phải vào cột bất kỳ trên biểu đồ. Nhấp Fill rồi chọn màu mà bạn muốn.

Đổi màu khác cho biểu đồ Gantt trong excel
Đổi màu khác cho biểu đồ Gantt

Ten ten, kết quả vẽ biểu đồ Gantt đây :3

Kết quả vẽ biểu đồ Gantt trong Excel đây
Kết quả vẽ biểu đồ Gantt trong Excel đây

Vẽ biểu đồ Gantt không có thời gian ngày tháng

Giả sử bạn chỉ có các cột Công việc, Công việc trước và Thời gian cho mỗi công việc thì chúng ta vẫn vẽ được biểu đồ Gantt nhé. Thậm chí cách này vẽ còn nhanh hơn. Tuy nhiên chúng ta cần một cộ thay thế cho cột Ngày bắt đầu. Đó là cột Thời gian bắt đầu sớm nhất (ES).

Để tính cột đó thì bạn sử dụng công thức này

ES = Thời gian công việc trước + ES công việc trước

Lưu ý: Nếu có nhiều công việc trước thì chọn công việc trước nào cho ra ES lớn nhất (Max).

Ví dụ ES của G thì nếu lấy theo D thì = 28 + 21 = 49. Nhưng lấy theo E thì = 28 + 28 = 56. Vậy ES của G là 56.

Đề không có thời gian ngày tháng
Đề không có thời gian ngày tháng

Lúc này bạn làm y hệt như hướng dẫn trên để vẽ biểu đồ Gantt. Nhưng có một số điểm khác cần lưu ý là:

  • Cột ES thay thế cho cột Ngày bắt đầu.
  • Ở bước Xóa các cột màu xanh chúng ta chỉ làm mất màu là xong.

Và đây kết quả vẽ biểu đồ Gantt không có Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc. Ten ten :3

Kết quả vẽ biểu đồ Gantt trong excel không có Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc
Kết quả vẽ biểu đồ Gantt không có Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc

Lời kết

Cách vẽ thứ 2 này chỉ dùng trong học tập là chính, chứ dự án thì làm sao mà không có ngày tháng cụ thể được. Hiếu đang nghiên cứu về vẽ sơ đồ PERT trong Excel, khi nài ỗn sẽ làm một bài. Bạn có thắc mắc chổ nào không. Hãy mạnh dạng thảo luận nhé.

Cách vẽ đồ thị NPV trong Excel

Biểu đồ NPV biểu diễn xu hướng thay đổi của hiện giá thuần khi suất chiết khấu thay đổi. Bạn có thể vẽ bằng tay nếu bị bắc buộc, nếu không hãy sử dụng Excel để vẽ cho đẹp. Cách vẽ đồ  thị NPV trong Excel cần các bước sau.

Tính NPV theo chuỗi suất chiết khấu

Thường bạn sẽ tính NPV theo một mức chiết khấu đề cho hoặc có được từ tính toán. Nhưng để vẽ biều đồ thì bạn phải sử dụng chuỗi suất chiết khấu có dạng như sau:

  • 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9 1
  • 0.2 0.4 0.6 0.8 1

Không nhất thiết phải từ đầu cho đến 100% mà một đoạn giữa cũng được, nhưng giữa thì chổ nào là hợp lý? Hãy chọn chổ có chứa mức chiết khấu mà đề cho và nếu có 2 NPV thì chứa luôn điểm mà tại đó mức chiết khấu cho 2 NPV bằng nhau.

Một ví dụ để minh họa nhé, dưới đây là các số liệu của 2 dự án X và Y

Ví dụ để vẽ NPV
Ví dụ để vẽ đồ thị NPV

Chúng ta cùng tính chuỗi NPV theo suất chiết khấu từ 10% đến 100% nhé. Để tính nhanh thì ở mức 10% bạn cố định số liệu các năm lại. Ở đây là ($C$3:$E$3)+$B$3, bằng cách để con trỏ chuột ở chữ C3 màu đỏ và bấm F4 trên bàn phím. Tương tự như thế cho E3B3. Xong rồi kéo xuống cho các năm dưới nhé.

Sử dụng hàm NPV để tính chuỗi, cố định số liệu các năm
Sử dụng hàm NPV để tính chuỗi, cố định số liệu các năm

Tương tự cho NPV Y, nếu bạn chỉ cần vẽ một dự án thì khỏi cần.

Tương tự tính NPV cho dự án Y
Tương tự tính NPV cho dự án Y

Vẽ biểu đồ NPV

Sau khi có chuỗi NPV theo suất chiết khấu rồi chúng ta vào Insert > Biểu đồ đường (2-D line) > chọn kiểu đầu tiên.

Vẽ biểu đồ NPV
Vẽ đồ thị NPV

Chúng ta sẽ nhận được một bảng trắng trơn vì chưa có số liệu, bây giờ qua tab Design > Chọn dữ liệu (Select Data) rồi nhập vào nút chọn dữ liệu như ảnh dưới đây.

Nhấp vào Select Data để nhập số liệu biểu đồ
Nhấp vào Select Data để nhập số liệu biểu đồ

Kéo chọn một vùng chứa số liệu và cả tên số liệu, sau đó bấm nút quay trở lại.

Kéo chọn NPV bao gồm tên và số liệu
Kéo chọn NPV bao gồm tên và số liệu

Lúc này chúng ta đã nhập xong NPV là trục tung, vậy thiếu số liệu của trục hoành nên nó tự cho số thứ tự, bạn bấm vào chỉnh sửa (Edit) để chọn số liệu cho trục hoành.

Nhấp Edit để sửa số liệu trục hoành
Nhấp Edit để sửa số liệu trục hoành

Chỉ chọn số liệu, không chọn tên nhé cột nhé, rồi bấm OK.

Kéo chọn suất chiết khấu, không bao gồm tên
Kéo chọn suất chiết khấu, không bao gồm tên

Các số liệu đã nhập đúng, sẽ như thế này và chúng ta bấm OK để xem biểu đồ nào.

Nhấp OK để xem biểu đồ nào
Nhấp OK để xem biểu đồ nào

Có vẽ nó hơi sơ sài đúng không, chúng ta cần trang trí một chút, nhấp vào nút dấu cộng bên phải biểu đó và chọn các thành phần cơ bản như Hiếu. Sau đó hãy sửa tên các thành phần lại cho phù hợp nhé.

Các bạn có thể khám phá thêm ngoài các thành phần cơ bản như Hiếu
Các bạn có thể khám phá thêm ngoài các thành phần cơ bản như Hiếu

Giả sử bạn chỉ muốn vẽ một dự án thôi thì chọn dữ liệu NPV một dự án đó thôi.

Nếu chỉ vẽ một dự án thì ta chỉ cần chọn một NPV thôi
Nếu chỉ vẽ một dự án thì ta chỉ cần chọn một NPV thôi

Ngoài ra nếu bạn định in trắng đen thì tốt nhất hãy chỉnh màu biểu đồ thành trắng đen (nút cây cọ dưới nút dấu cộng), bảo đảm in ra sẽ nhìn rất rõ ràng. Vẽ biểu đồ NPV trong excel hơi rối nhưng làm vài lần sẽ quen, cố lên nhé!