Thận trọng khi lưu dữ liệu ứng viên trên Google Drive

Chào ACE nhân sự! Bài viết này Hiếu muốn chia sẻ với mọi người trong ngành về việc thận trọng khi lưu dữ liệu ứng viên hoặc bất cứ data nào trong Google Drive. Phải nói là hiện nay nhờ có Google Drive mà việc tuyển dụng qua Google Form trên Facebook trở nên phổ biến. Hay là dùng Google Sheets để lưu dữ liệu cũng giúp công việc thuận tiện hơn. Nhưng, ACE ít cảnh giác với người làm cùng bộ phận hoặc họ vừa nghỉ việc.

Dữ liệu của chúng ta trên Google Drive đương nhiên không bao giờ muốn bật chia sẻ ra ngoài. Thế nhưng có người lợi dụng sự thiếu cảnh giác của chúng ta, biết chúng ta không rành ứng dụng hoặc không để ý. Họ âm thầm bật chức năng chia sẻ vào tệp chứa dữ liệu của chúng ta vì mục đích nào đó nhưng khả năng là xấu.

Câu chuyện có thật của Hiếu

Gần một tháng sau khi một chị trong bộ phận tuyển dụng thôi việc. Một buổi sáng trong lúc rảnh tay Hiếu đang xắp xếp lại mấy tập tin như là Form, Sheets trong Google Drive thì phát hiện tất cả các tập tin đều bật chế độ chia sẻ đặc biệt. Nghĩa là không chia sẻ công khai, mà chia sẻ riêng với một người được chọn bằng Gmail của họ. Và chính là Gmail của chị đó. Vậy là chị ấy sau khi nghỉ việc vẫn có thể thu thập thông tin, dữ liệu ứng viên của công ty một cách thoải mái với Gmail của chỉ. Hiếu đã tắt hết chia sẻ và rất thất vọng về hành vi của chị này… bức xúc nhưng Hiếu không nói với ai trong công ty vì người đã đi rồi thì thôi.

Hướng dẫn kiểm tra chế độ chia sẻ trong Google Drive

Vào trong Google Drive của ACE, nhấp chuột trái vào tệp dữ liệu bất kỳ thì bảng thông tin tệp bên phải hiện ra. Nếu như nó hiện ổ khóa màu xám với dòng chữ “Không được chia sẻ” như hình dưới đây là an toàn.

Ổ khóa màu xám với dòng chữ Không được chia sẻ là an toàn
Ổ khóa màu xám với dòng chữ Không được chia sẻ là an toàn

Trường hợp tệp bị chia sẻ công khai, bằng cách này thì kẻ xấu xem được dữ liệu của tệp mà không bị lộ danh tính đấy. Giống như chia sẻ bình thường ấy. Nó sẽ có nút màu xanh và một ảnh đại diện của tài khoản sở hữu như thế này.

Nút liên kết xanh lá là đã bật chia sẻ công khai
Nút liên kết xanh lá là đã bật chia sẻ công khai

Trường hợp còn lại là chia sẻ đặt biệt, không công khai. Chỉ có người được chọn có thể xem hay chỉnh sửa. ACE sẽ thấy có thêm một ảnh đại diện của tài khoản được nhận chia sẻ, chỉ con trỏ chuột vào ảnh đại diện sẽ biết tên của tài khoản đó và được cấp quyền xem hay chỉnh sửa tệp tin của chúng ta.

Chia sẻ đặc biệt, chỉ có người được chọn mới xem hay chỉnh sửa được
Chia sẻ đặc biệt, chỉ có người được chọn mới xem hay chỉnh sửa được

Cách tắt chia sẻ Google Drive

Nếu như gặp trường hợp này, để tắt chia sẻ trong Google Drive chúng ta nhấp chuột phải vào tệp đó. Chọn Chia sẻ… để vào cài đặt chia sẻ.

Nhấp chuột phải và chọn Chia sẻ
Nhấp chuột phải và chọn Chia sẻ

Nếu là chia sẻ công khai, mọi người nhấp vào ô Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem và chọn lại ô TẮT rồi lưu như hình dưới.

Tắt chia sẻ Google Drive
Tắt chia sẻ Google Drive

Nếu là chia sẻ đặc biệt với một tài khoản khác, cũng vào cài đặt chia sẻ. Giao diện sẽ khác hơn một chút. Chúng ta xóa bỏ tài khoản được chia sẻ rồi lưu.

Nhấp nút X để xóa tài khoản được nhận chia sẻ
Nhấp nút X để xóa tài khoản được nhận chia sẻ

Sau đó kiểm tra lại trạng thái nếu là Riêng tư… như ảnh dưới là được rồi, nhấp vào Đã xong.

Ổ khóa Riêng tư là an toàn rồi, nhớ lưu
Ổ khóa Riêng tư là an toàn rồi, nhớ lưu

Kết

Đấy, lòng người khó đoán mà. Mong là chia sẻ của Hiếu sẽ giúp các ACE trong nhân sự an toàn hơn với dữ liệu trên Google Drive. Hiếu cũng có các bài viết khác về chia sẻ trong ngành, mọi người tham khảo. Cứ tự nhiên bình luận để Hiếu có ý tưởng và hoàn thiện nội dung hơn.

Advertisements

Lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets

Đối với Tuyển dụng cũng như các lĩnh vực khác, chúng ta thường dùng Google Biểu mẫu để lấy data ứng viên hay khách hàng. Kết quả sẽ lưu vào Google Sheets giống như Excel chắc chắn việc trùng lặp dữ liệu là không thể nào tránh khỏi. Vậy làm sao để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets (Trang tính)? Excel thì bạn dễ tìm trên mạng nhưng Google Sheets thì cách lọc có khác. Hiếu sẽ chia sẻ đến các bạn trong bài viết đầu tiên của trang Minh Hiếu HR và của chuyên mục Chia sẻ trong ngành.

Cập nhật 28/02/2018: Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi thay đổi cách làm nhanh gọn, chính xác, dễ hiểu

lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets
Lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets

Trong danh sách trên có nhiều tên bị trùng nhau. Chúng ta có thể tìm giữ liệu trùng nhau và lọc chúng theo nhiều cách, tùy nhu cầu của bạn.

Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau

Để tìm dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets, chúng ta chọn cột chứa dãy dữ liệu. Nhấp vào Định dạng chọn Định dạng theo điều kiện.

Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau
Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau

Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, chúng ta điền công thức như hình bên dưới.

Điền công thức
Điền công thức

=Countif(A:A;A1)>1

Chú ý: nếu dấu ” ; ” không đúng với máy của bạn thì hãy sửa thành dấu ” , ” nhé. Sửa chữ A thành chữ của cột bạn đang định dạng trong file của bạn.

Như vậy bạn đã thấy dễ dàng thấy được các dữ liệu trùng nhau, tiếp theo chúng ta sẽ lọc chúng. Có 2 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Google trang tính.

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng

Hiếu chèn phía trên một hàng để đặt tên nhé. Tại ô kế bên đầu tiên, bạn nhập công thức như hình dưới, sau đó kéo công thức xuống hết nguyên cột.

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng
Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng

=countif(A:A;A2)=1

Lúc này TRUE là các dữ liệu không bị trùng, còn FALSE là các dữ liệu bị trùng nhau. Chúng ta nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc.

Nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc
Nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc

Tiếp theo nhấp vào nút lọc. Bây giờ chúng ta muốn xem dữ liệu không trùng nhau thì giữ lại TRUE, còn muốn xem dữ liệu bị trùng nhau thì giữ lại FALSE.

Không trùng nhau thì giữ lại TRUE, trùng nhau thì giữ lại FALSE
Không trùng nhau thì giữ lại TRUE, trùng nhau thì giữ lại FALSE

Và kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE – dữ liệu không trùng.

Kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE
Kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE

Nhưng cách này chưa phải là tối ưu. Chúng ta chỉ xem được trùng hoặc không trùng. Điều mà chúng ta mơ ước chính là một danh sách đầy đủ dữ liệu, chỉ lọc bỏ đi những dữ liệu bị lặp 2 lần trở lên. Hiếu cam đoan đây là bài viết đầu tiên xuất hiện trên Google giúp bạn làm điều này. haha

Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi

Chọn ô đầu tiên kế bên cột chứa dữ liệu, Hiếu chọn cột B thì tương ứng với A2 sẽ là B2. Ở ô này bạn điền công thức như ảnh dưới.

Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi
Lọc bỏ dữ liệu xuất hiện lần 2 trở đi

Như vậy là những ô lặp lại lần thứ 2 trở đi sẽ đổi thành Tranngocminhhieu.com

=if(countif($A$2:A2;A2)=1;A2;“Tranngocminhhieu.com”)

Giải thích:

$A$2: là để cố định không thay đổi

A2: sẽ thay đổi khi kéo xuống

“Tranngocminhhieu.com”: Tùy bạn muốn ghi gì cũng được

Bây giờ để lọc lấy dữ liệu xuất hiện lần đầu tiên thì tích vào nút lọc > bỏ chọn Tranngocminhhieu.com > OK

Bỏ chọn Tranngocminhhieu.com là bỏ dữ liệu lặp
Bỏ chọn Tranngocminhhieu.com là bỏ dữ liệu lặp

Tuyệt vời chưa, hehe

Kết quả lọc được dữ liệu không bị trùng
Kết quả lọc được dữ liệu không bị trùng

Kết quả bạn đã có môt danh sách đầy đủ dữ liệu, không bị mất bất dữ liệu nào mà cũng không trùng dữ liệu nào. Bạn cũng có thể thấy được dữ liều nào có trùng ở ô có highlight.

Kết

Quá tuyệt vời phải không nào. Với cách lọc cuối cùng sẽ giúp bạn thực hiện được nhiều công việc đấy, chẳng hạn gửi email hoặc nhắn tin hàng loạt thì quá đã luôn. Đây là bài viết đầu tiên của Minh Hiếu HR, các bạn cảm thấy thế nào và có khó khăn thế nà hãy để lại bình luận nhé.