Chia sẻ Template chuẩn viết bài luận

Chào bạn đọc thân mến!

Hôm nay suy nghĩ không biết viết về chủ đề gì, chợt nghĩ ra nên có thêm ít bài chia sẽ tài liệu. Và hôm nay mình chia sẻ đến bạn file Template mà mình đã định dạng gần như đủ chuẩn để viết bài luận. Sử dụng Template thì bạn sẽ đỡ mất công ngồi chỉnh, mọi thứ đã ỗn sẳn, bạn chỉ việc viết & viết. Word 2010, 2013, 2016 dùng OK.

Một số điểm có trong file Template mà Hiếu chia sẻ

  1. Định dạng đánh số tiêu đề theo chuẩn luận văn đến 6 cấp bậc. Màu sắc dễ nhìn, sau khi làm xong thì chỉ việc chọn tất cả và chỉnh màu đen.
  2. Font chữ Time New Roman, size 13, khoãng cách dòng Multi 13… rất hài hòa.
  3. Canh lề đều có phần gutter bên trái để bạn in ra đóng tập không bị thiếu hụt bên trái.
  4. Đã ngắt ra trang trắng không có số trang (dành cho bìa, mở đầu, mục lục…), và trang sau số trang bắt đầu từ số 1 (dành cho nội dung).
  5. Khổ trang A4.
  6. Dễ dàng tạo mục lục hình ảnh vì đã kết hợp Multilevel list vào các Heading. Bạn chỉ việc chèn chú thích bên dưới nó sẽ tự động đánh số theo cấp heading.
Mặc định khi mở ra file Template, bạn chỉ việc xóa nội dung đi và dùng
Mặc định khi mở ra file Template, bạn chỉ việc xóa nội dung đi và dùng

Cách sử dụng

  1. Tải về file Share Template by Minh Hieu.dotx
    https://drive.google.com/file/d/0B5mJozU5Z0AlYkdKX25YZTV2cWs/view
  2. Khi bạn mở file này thì nó sẽ tự động mở ra một file Document (văn bản) bình thường với những định dạng đã có sẳn và vài dòng hướng dẫn trong đó.
  3. Bạn bấm tổ hợp [Alt] [Ctrl] [Shift] [S] để gọi bảng Style ra, để con trỏ chuột ở dòng cần chỉnh rồi nhấp vào kiểu bên bảng Style là được.
  4. Khi bạn viết và lưu thì nó sẽ bắt bạn lưu ra một file mới có dạng file.docx nên bạn yên tâm không bị hư file Template dâu nhé. File Template sẽ nguyên như ban đầu không bao giờ thay đổi.
Định dạng Heading kết hợp Multilevel list, chuẩn viết bài luận
Định dạng Heading kết hợp Multilevel list, chuẩn viết bài luận

Tuyệt vời chưa nào! Nhưng đừng quên thêm một chút tùy biến theo ý bạn nếu cần thiết nhé.

Advertisements

Cách sử dụng thành thạo Word cho người mới

Word như một siêu phẩm của Microsoft, lĩnh vực nào cũng dùng đến nó. Vậy làm thế nào để sử dụng Word thành thạo mà lại mang tính thẩm mỹ cao? Bài viết này Hiếu chia sẻ đến bạn cách sử dụng thành thạo Word theo kinh nghiệm đã định dạng nhiều bài tiểu luận.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng Word

Loại trừ các lỗi thường gặp mang tính kỹ thuật (cài đặt), dưới đây là các lỗi chủ quan của người sử dụng Word mà Hiếu nhận thấy khi xem các bài luận của bàn bè nhờ sửa lỗi.

  1. Vừa làm vừa định dạng (format). Không nên như thế vì mất thời gian rất nhiều, hãy định dạng sau khi xong nội dung.
  2. Ngắt trang không đúng, khi làm xong thì bài nhảy lung tung.
  3. Sử dụng nhiều font chữ trong nội dung, kích cỡ chữ không đồng đều. Theo Hiếu nên sử dụng một font chữ thôi hoặc tối đa là 2.
  4. Đánh số trang không đúng quy định. Các bạn thường đánh số trang luôn mấy trang bìa và trang mục lục nhé.
  5. Mục lục không khớp với nội dung.
  6. Không trích nguồn hình ảnh, tài liệu tham khảo. Giảng viên sẽ thường cho bạn câu hỏi “Cái này ở đâu ra?” nếu như bạn quên đi phần quan trọng này.
  7. Sử dụng hình ảnh chất lượng quá lớn làm file Word nặng. Hãy tập sử dụng một các công cụ giảm kích thước ảnh trực tuyến đi nha.
  8. Bố cục dàn trang không vừa mắt, chữ thục ra thục vô bừa bãi.

Đây là một số lỗi  chủ quan thường gặp khi sử dụng Word, còn các lỗi cài đặt thì trên mạng có rất nhiều kết quả.

Cách sử dụng thành thạo Word

Cần cù bù thông minh là đương nhiên rồi, nếu ngày nào cũng đụng vào Word thì mình nghĩ một tuần thôi đã đủ cho bạn sử dụng được Word với tốc độ nhanh. Thế thì mình viết bài này để làm gì? Cùng xem có rút được kinh nghiệm gì không nhé.

Tập sử dụng các phím tắt

Sử dụng phím tắt làm tốc độ đáng kể hơn là sử dụng chuột nhấp chức năng trên thanh công cụ. Bạn không cần học hết các phím tắt vì nó quá nhiều. Hãy để ý xem bạn thường làm gì trên thanh cộng cụ, khi để chuột ở đó nó sẽ gọi ý cho bạn phím tắt đấy.

Để sử dụng thành thạo Word hãy tập dùng phím tắt
Để sử dụng thành thạo Word hãy tập dùng phím tắt

Nếu để ý những người sử dụng thành thạo Word bạn sẽ hấy họ sử dụng phím tắt nhiều hơn là dùng chuột. Ngoài ra, Hiếu gửi bạn tham khảo thêm một số phím tắt mà Hiếu nhặt trên mạng.

Một số phím tắt trong Word. Nguồn tìm trên Google
Một số phím tắt trong Word. Nguồn tìm trên Google

Tập trung phát triển nội dung trước

Hình thức và nội dung là hai điểm chính để chấm bài. Nhưng đừng vội căn chỉnh hình thức, hãy phát triễn nội dung cho đầy đủ, chính xác, đúng chính tả, có trích dẫn đầy đủ. Chỉnh lại hình thức không mất quá nhiều thời gian đâu, nó chỉ phụ thuộc vào mắt nhìn của bạn.

Mẹo:

  • Hãy cứ viết tràn lan từ trên xuống dưới. Miễn là nội dung phần nào rõ phần đó.
  • Đối với hình ảnh, biểu đồ và bảng thì cần có trích nguồn, tên và đánh số. Đây cũng là một kỹ thuật sử dụng chức năng của Word. Bạn hãy ghi những thông tin đó ngay tấm ảnh, biểu đồ và bảng dưới chân nó. Đến cuối cùng thì chúng ta xử lý luôn một thể. Cách xử lý đúng bạn hãy tham khảo bài viết Tạo danh mục bảng biểu và hình ảnh trong Word.

Định dạng hoàn chỉnh theo chuẩn

Bạn được sáng tạo nhưng đừng đi xa với tiêu chuẩn yêu cầu của giảng viên, công ty. Hãy tham khảo các bài đạt chuẩn từ giảng viên hay cấp trên của bạn. Chú ý các đặc điểm mà người ta định dạng như:

  • Khổ trang giấy: thường là A4. Để đứng hay để ngang là tùy vào loại văn bản bạn đang làm.
  • Định dạng văn bản: khi nào in đậm, in nghiêng. Đề mục có dễ tìm thấy?
  • Định dạng hình ảnh: đừng chệnh lệnh nhau nhiều về kích thước. Có sự đồng bộ khung và màu (có màu hoặc trắng đen) không?
  • Định dạng lề: chính là 4 cạnh của trang nhưng không đơn giản nhé. Bình thường nhất là 4 lề bằng nhau. Nhưng nếu bạn tinh tế thì sẽ thấy rằng không phải như vậy. Nó phụ thuộc vào bạn chèn header, footer như thế nào (nhiều hay ít). Khi in ra bạn có đóng lại thành tập không, nếu có bạn phải tăng độ dày lề trái để có chổ đóng ghim.
  • Định dạng số: đối với các bài luận bạn hãy tập đánh số theo kiểu thêm nhánh (Ví dụ: 1. Bí kíp tán gái/ 1.1. Những điều cần thiết/ 1.1.1. Đẹp trai/ 1.1.2. Có tiền). Những kiểu định dạng số la mã rồi abc đã cũ rồi.
Ảnh mẫu về hướng dẫn định dạng font. Trích từ bài viết "Cách tạo và sử dụng Template trong Word".
Ảnh mẫu về hướng dẫn định dạng font. Trích từ bài viết “Cách tạo và sử dụng Template trong Word”.

Mẹo: bạn cảm thấy mệt mõi vì có quá nhiều thứ để định dạng như vậy phải không? Hiếu đã có môt giải pháp cho bạn. Tất cả những gì bạn định dạng sau khi xong thì gộp chung lại nó là một Template của bạn, và bạn không cần phải thực hiện nhiều lần đâu. Hãy tham khảo bài viết Cách tạo Template trong Word chắc chắn sẽ giúp bạn nhiều đấy.

Lời kết

Cách sử dụng thành thạo Word cho người mới thì bấy nhiêu đây Hiếu cảm thấy tạm ỗn rồi. Trong quá trình sử dụng chắc chắn bạn sẽ chiêm nghiệm ra nhiều hơn. Hiếu còn định viết một bài để giúp các bạn chuyên nghiệp hơn sau khi thành thạo Word nữa. Đăng ký nhận tin hoặc like page để theo dõi nhé.

Cách tạo và sử dụng template trong Word

Đã bao giờ bạn cảm thấy mệt mỏi vì mỗi lần đụng tới Word để bạn phải mất công định dạng lại bố cục, kích cỡ, font chữ… theo phong cách của bạn? Tất cả những định dạng đó gọi là một template. Hiếu sẽ hướng dẫn các bạn tạo template trong Word đẹp theo ý bạn và sử dụng chúng.

Template trong Word là gì?

Template là một mẫu thiết kế cho trang Word gồm nhiều định dạng như: kích thước các lề, font chữ, cỡ chữ, heading, page layout… Khi chỉnh chu hoàn tất nó xem như một template mang chất riêng của người tạo ra. Biết cách sử dụng Template trong Word sẽ giúp tiết kiệm thời gian định dạng.

Cách tạo template trong Word

Template trong Word có thể dụng theo hai kiểu:

  • Đặt template đã định dạng thành mặc định cho các lần sử dụng sau.
  • Chỉ thiết kế tạo ra file template khi nào cần sử dụng thì mở nó, có thể chia sẽ cho người khác template đó.

Sự khác nhau của hai cách này không đáng kễ, nó chỉ khác nhau ở bước cuối. Bây giờ chúng ta cần định dạng một số thứ để có một template đẹp trước đã.

Định dạng các heading

Heading là thành phần giúp bài soạn của bạn trở nên dễ nhìn, rõ ràng và nó giúp bạn tạo mục lục tự động dễ dàng hơn.

Vì nó hơi rộng nên mình có viết riêng một bài, các bạn xem tại Tạo mục lục tự động trong Word với Heading.

Định dạng font chữ mặc định trong Word

Việc này khá giống với định dạng heading nhưng đối tượng của chúng ta là Normal. Trên thanh công cụ ở tab home các bạn nhấp chuột phải vào style Normal và chọn Modify.

Định dạng font chữ mặc định trong Word
Định dạng font chữ mặc định trong Word

Tại số 1 các bạn đinh dạng font chữ, màu sắc, kích thước…

Định dạng font chữ theo ý bạn sau đó mở định dạng đoạn
Định dạng font chữ theo ý bạn sau đó mở định dạng đoạn

Sau đó chúng ta nhấp theo hướng dẫn (số 2 và 3) để vào định dạng đoạn mặc định.

Tại số 1 nếu bạn muốn dòng đầu các đoạn tự động thụt vào thì chọn First line và khoảng cách thụt vào. Ở số 2 là khoảng cách các dòng với với nhau, Hiếu thường để như hình. Xong rồi nhấp OK.

Định dạng thụt đầu dòng và khoảng cách giữa các dòng
Định dạng thụt đầu dòng và khoảng cách giữa các dòng

Định dạng trang trong Word

Tại tab Layout bạn nhấp vào nút cài đặt  trang như số 1 và 2 dưới hình.

Nếu bạn in thành tập có bấm ghim hãy chỉnh Gutter phù hợp
Nếu bạn in thành tập có bấm ghim hãy chỉnh Gutter phù hợp

Khu vực số 3 chính là căn lề trang giấy, bạn nền để bốn số bằng nhau. Riêng chổ số 4 bạn chỉ dùng đến nó nếu như bạn định in thành tập có bấm ghim bên trái. Nếu chỉ để in từng tờ văn bản, hãy tắt nó.

Sau đó bạn nhấp sang tab Paper (số 5) để chỉnh khổ giấy, chuẩn là A4 nhé.

Định dạng trang A4 trong Word
Định dạng trang A4 thường sử dụng

Như vậy là chúng ta đã tạo template trong Word gần xong, việc còn lại là lưu nó thành mặc định hoặc file.

Cách sử dụng template trong Word

Sau khi định dạng xong template đẹp của bạn rồi thì bây chúng ta thực hiện lưu nó. Cách lưu sẽ quyết định cách sử dụng Template của bạn. hihi

Lưu thành template mặc định: tại tab Design bạn nhấp vào Set as Default và OK. Như vậy là nó đã lưu lại toàn bộ định dạng của chúng ta thành mặc định để dùng cho các lần sau.

Cách sử dụng Template trong Word. Lưu template đã định dạng thành mặc định
Lưu template đã định dạng thành mặc định

Lưu thành file template để dùng khi cần và chia sẽ cho người khác: bạn bấm lưu (save) như bình thường nhưng ở chổ Save as type bạnchọn Word Template (*.dotx). Nên lưu ra Desktop để dễ tìm nhé.

Lưu file Template đã tạo
Lưu file Template đã tạo

Để sử dụng thì bạn chỉ việc mở file Template-của-bạn.dotx lên. Nó sẽ tự động mở ra một file Word Document.docx với định dạng sẳn của bạn, bây giờ bạn chỉ việc soạn thảo thôi.

Qua bài hướng dẫn tạo Template trong Word chắc bạn đã hiểu lợi ích của việc sử dụng Template phải không nào?

Chúc bạn có một Template tuyệt đẹp!

Phần mềm sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh Grammarly

Mấy hôm nay Hiếu làm bài nghiên cứu sinh viên tài liệu toàn là tiếng Anh. Một số tài liệu mã hóa không cho copy thì phải ngồi gõ ra rồi mới đưa vào Google translate được. Cuối cùng Hiếu tìm được một phần mềm sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh miễn phí với chức năng tự động phát hiện lỗi và hiện gợi ý sửa từ.

Thấy khá hay nên hôm nay viết bài giới thiệu đến các bạn phầm mềm Grammarly. Đầu tiên bạn hãy Đăng ký tài khoản free để có lúc cần thì đăng nhập.

Cài đặt Grammarly trên trình duyệt web

Chỉ hoạt động trên trình duyệt có add-on như Chrome hoặc CocCoc. Bạn truy cập Grammarly.com nhấp vào nút Add to Chrome.

Sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh
Nhấp vào nút Add to Chrome, kế tiếp Thêm tiện ích

Một cửa sổ xác nhận hiện ra bạn nhấp vào Thêm tiện ích. Như vậy là bạn đã có một tiện ích sửa lỗi ngữ pháp ngay trên trình duyệt của mình mà không cần phải dùng các trang web sửa ngữ pháp nữa.

Bất cứ chổ nào bạn gõ tiếng Anh, Grammarly sẽ check cho bạn. Khi phát hiện lỗi sai sẽ có gạch đỏ dưới chữ, bạn nhấp vào để chọn sửa lỗi hoặc bỏ qua.

Sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh
Nhấp vào chữ bị gạch đỏ và chọn sửa

Cài đặt Grammarly trên máy tính

Phần mềm sửa lỗi ngữ pháp trên máy tính Grammarly có nhiều cách dùng và tùy nhu cầu mà bạn chọn nhé.

  • Sử dụng add-on với Word.
  • Sử dụng phần mềm soạn thảo Grammarly.

Sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh trong Word

Để cài đặt tiện ích sửa lỗi ngữ pháp trong Word bạn nhấp vào Tải Grammarly cho Word. Mở lên cài đặt.

Nhấp Get started để cài đặt sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh trong Word
Nhấp Get started để cài đặt sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh trong Word

Chọn Grammarly for Word để sửa lỗi ngữ pháp trong Word

Nhấp Install để tiếp tục cài đặt Grammarly
Nhấp Install để tiếp tục cài đặt Grammarly

Sau khi chạy xong bạn hãy đăng nhập tài khoản đã đăng ký và nhấp loggin.

Đăng nhập hoặc bỏ qua để tiếp tục cài đặt Grammarly
Đăng nhập hoặc bỏ qua để tiếp tục cài đặt Grammarly

Như vậy là thành công, nhấp Finish.

Nhấp Finish để hoàn tất cài đặt Grammarly
Nhấp Finish để hoàn tất cài đặt Grammarly

Bây giờ mở Word lên bạn sẽ thấy một hướng dẫn là hãy nhấp vào nút Grammarly bên gốc phải trên để bật nó.

Nút Grammarly bên gốc phải trong Word
Nút Grammarly bên gốc phải trong Word

Chúng ta giả vờ ghi sai “I loves you very mush” thử và thấy nó phát hiện lỗi ở chữ loves. Bạn nhấp vào chữ love màu xanh nó sẽ tự sửa lỗi ngữ pháp động từ cho bạn.

Nhấp vào chữ love màu xanh nó sẽ tự sửa lỗi ngữ pháp
Nhấp vào chữ love màu xanh nó sẽ tự sửa lỗi ngữ pháp

Sửa lỗi ngữ pháp bằng phần mềm soạn thảo Grammarly

Nếu bạn không thích dùng với Word bạn có thể sử dụng phần mềm sửa lỗi ngữ pháp riêng. Để cài đặt phần mềm soạn thảo Grammarly bạn nhấp vào Tải phần mềm Grammarly. Mở lên cài đặt nó rất đơn giản, sau khi xong thì bắt buộc bạn phải đăng nhập.

Cài đặt và đăng nhập Grammarly
Cài đặt và đăng nhập Grammarly

Nhập vào nút New và gõ thử một đoạn xem. Khi bạn ghi sai nó sẽ hiện bên phải những lỗi tìm thấy. Bạn chỉ việc nhấp vào lỗi đó để sửa lỗi chính tả hoặc ngữ pháp tiếng Anh.

Phần mềm sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh trên máy tính
Nhấp bên phải để sửa từ sai, nhấp trên đoạn văn để xem giải thích hoặc gợi ý

Như vậy, với phần mềm sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh Grammarly chúng ta có thể tự tin gõ nhiều đoạn văn bản tiếng Anh dài mà không lo sai chính tả và ngữ pháp rồi. Hay không nào?

Tạo danh mục bảng biểu theo chương trong Word

Danh mục bảng biểu theo chương bắt buộc có trong phần đầu các luận văn, báo cáo thực tập…

Tạo danh mục bảng biểu theo chương
Tạo danh mục bảng biểu trong Word

Là một dạng nâng cao hơn của làm mục lục nội dung tự động.

Sự khác nhau giữa mục lục nội dung và danh mục bảng biểu (hình ảnh).

  • Mục lục nội dung: dựa trên tiêu đề các Heading và số trang.
  • Danh mục bảng biểu (hình ảnh): dựa vào số của Heading và số tự động để chèn chú thích.
    Ví dụ: hình thứ 3 trong chương 1. Bạn sẽ có chú thích là “Hình 1.3 tên hình”.
    Và sau đó lấy số trang tại hình đó để tạo ra danh mục bảng biểu (hình ảnh).

Như ảnh minh họa phía trên chắc bạn đã hiểu danh mục trong luận văn là thế nào phải không.

Hiểu rồi thì làm thôi 😀

Chuẩn bị để tạo danh mục

Để tạo danh mục bạn cũng cần chuẩn bị 2 phần đó là định dạng chú thíchtạo Multilevel List cho Heading 1.

Định dạng chú thích

Mục đích là để chú thích của bạn đẹp như ý không cần phải sửa định dạng mỗi lần chèn chú thích nữa. Nếu bạn không cần đẹp thì bỏ qua phần này :)).

Bấm tổ hợp phím Alt Ctrl Shift S để gọi bảng Styles ra. Sau đó bật hiện cho Caption (chú thích) theo các bước như hình dưới.

Lưu ý: nếu bạn muốn lưu lại những gì đang làm cho file văn bản mới thì bước nào bạn cũng chọn New documents based on this template trước khi OK nhé.

Tạo danh mục bảng biểu theo chương - Định dạng chú thích
Bật chú thích trên thanh Style

Sau khi anh Caption xuất hiện bên bảng Styles thì bấm vào nút sổ kế bên chọn Modify và định dạng như ý bạn.

Tạo danh mục bảng biểu theo chương trong Word
Chỉnh sửa style chú thích

Tạo Miltilevel List cho Heading 1

Bạn phải tạo 1 cái Multilevel List cho Heading gắn với chương của bạn thì danh mục mới tự đánh số theo chương được. Thường là Heading 1 dùng cho chương.

Tại tab home nhấp vào icon Multilevel List và chọn Define New Multilevel List

Tạo danh mục bảng biểu luận văn
Vào icon Multilevel List và chọn Define New Multilevel List

Bấm vào nút More dưới góc trái để mở rộng thêm phần cài đặt. Mọi thứ thì như hình phía dưới.

Tạo danh mục bảng biểu theo chương
Cài tương tự như Hiếu nhé

Lưu ý: Tiêu đề chương của mình viết hoa nên mình ghi “CHƯƠNG”, nếu tiêu đề chương của bạn viết thường thì ghi là “Chương”.

Bây giờ bạn gán Heading 1 cho tiêu đề các chương của bạn, nó tự hiểu các chương đang chạy theo Multilevel List.

Để con trỏ ở dòng tiêu đề chương rồi bấm vào Styles của nó.

Tạo danh mục bảng biểu trong Word 2013
Để con trỏ ở dòng tiêu đề chương rồi bấm vào Styles

Tạo danh mục hình ảnh

Hay gọi là tạo mục lục hình ảnh. Ví dụ Hiếu có 1 bức ảnh ở chương mục 1.1.1 của chương 1. Bây giờ ta chèn chú thích cho hình bằng cách nhấp chuột phải vào hình và chọn Insert Caption (chèn chú thích).

Tạo danh mục hình ảnh trong Word
Click chuột phải vào ảnh, chèn chú thích

Bảng chú thích hiện ra, bạn chọn New Label (nhãn mới) và ghi “Hình” rồi nhấp OK.

Tạo mục lục hình ảnh trong Word
Chọn New Label và đặt tên là Hình

Chọn Label là “Hình” hay tên mà bạn vừa tạo, sau đó nhấp Numbering và cài đặt như Hiếu đây.

Tạo danh mục bảng biểu với caption
Nhấp Numbering và cài đặt như Hiếu đây

OK hết, và nó sẽ xuất hiện textbox chú thích dưới ảnh, bạn ghi tên ảnh vào chú thích đó nhé.

Tạo danh mục bảng biểu theo chương
Xuất hiện textbox chú thích dưới ảnh, bạn ghi tên vào

Tạo danh mục bảng biểu sơ đồ

Cũng tương tự với New Lable là “Biểu đồ”

Tạo danh mục bảng biểu sơ đồ
Tạo danh mục bảng biểu sơ đồ cũng tương tự

Cuối cùng ghi thêm thông tin biểu đồ. Đừng quên ghi nguồn :))

Tạo danh mục bảng biểu trong Word 2010
Đừng quên ghi nguồn

Sau khi đã chèn hết chú thích cho bảng biểu và hình ảnh bây giờ ta xuất danh mục ra. Đặt con trỏ ở nơi muốn xuất, ở tab References chọn Insert Table if Figures như hình.

Tạo danh mục bảng biểu theo chương
tab References chọn Insert Table if Figures

Lúc này bạn chọn Caption label (nhãn chú thích) là “Biểu đồ” hay “Hình” mà lúc nãy bạn đã tạo rồi nhấp OK.

Tạo danh mục bảng biểu theo chương
Chọn Caption label (nhãn chú thích) là “Biểu đồ” hay “Hình”

Kết quả, đẹp không thể chỉnh phải không :))

Tạo danh mục bảng biểu theo chương
Kết quả đây :3

Lời kết

Tạo danh mục bảng biểu và hình ảnh theo chương sẽ giúp phần đầu bài luận hay báo cáo thực tập của bạn chuyên nghiệp hơn, người đọc chỉ cần xem những gì họ muốn mà. Nếu bạn chưa tạo được mục lục nội dung đẹp với nhiều cấp Heading thì xem bài viết trước của mình nhé.

Bạn có không hiểu chổ nào hay có cách nào tiện hơn, cùng chia sẽ dưới phần thảo luận nhé!

Tạo mục lục tự động trong Word với Heading

Làm mục lục tự động trong bài tiểu luận hay luận văn tưởng chừng đơn giản nhưng không hề với một số bạn không rành Word. Một số khó khăn của các bạn là.

  • Không đặt được nhiều heading (đề mục) khiến mục lục tạo không được đầy đủ hoặc các đề mục bị trùng level (cấp) với nhau.
  • Làm sao để tạo mục lục tự động ở trang trắng và nội dung bắt đầu từ trang số 1? Cài này Hiếu đồng ý khó thiệt, nhưng qua bài này thì đâu sẽ vào đó.
  • Heading và mục lục format xấu, khó nhìn.
  • Không cập nhật lại số trang và đề mục khi bạn có thay đổi nội dung.

Sơ sơ những khó khăn của các bạn là như vậy, bây giờ bắt tay vào làm nha.

Cài đặt heading trong word

Để sử dụng heading trong word cho có hiệu quả cũng như đỡ tốn công ngồi sửa format thì ngay từ đầu bạn cần tạo heading với nhiều cấp (thông thường từ 1 đến 6). Nói là tạo nhưng thực ra nó có sẵn rồi chỉ là nó không hiện cho bạn thấy thôi.

Tạo heading trong word

Tại giao diện Word ở tab home bạn nhấn vào nút gọi Style hay bấm tổ hợp phím Alt Ctrl Shift S như hình để hiện bảng Style.

Cài đặt heading trong word

Bạn tích vào nút Show preview để xem thử các heading của bạn được format như thế nào. Để bỏ bớt những gợi ý vớ vẫn không liên quan bạn vào Options bỏ hết các dấu tích. Chọn New docmuents based on this template để lưu mãi mãi (nếu không thì chỉ lưu trong file bạn đang soạn thôi).

Cài đặt heading trong word

Bây giờ bạn sẽ thấy nó bớt đi những cái gợi ý rồi. Nhưng còn những cái cứ hiện và thiếu những cái bạn cần như heading 3 đến 6. Bạn cần chỉnh heading bạn cần hiện/ẩn cũng như ẩn những cái bạn không cần như hình dưới. Nhớ tích vào New docmuents based on this template nhé.

Cài đặt heading trong word

Ok rồi, chắc chắn bây giờ bạn đã thấy dễ chịu hơn khi nhìn thanh Style của mình phải không? ^_^ Nhưng có vẽ nó hơi xấu, không được đẹp như hình của Hiếu đâu. Bạn phải làm bước tiếp theo là format cho chúng.

Định dạng heading trong word

Nhấp vào nút bên cạnh heading và chọn Modify để hiện ra bảng định dạng cho heading.

Cài đặt heading trong word

Bạn cần biết những cái heading này nó không tuân theo định dạng về font, cỡ chữ, màu chữ và Paragraph (trang) như bạn định dạng sẵn cho phần nội dung đoạn đâu.

Tốt nhất bạn hãy định dạng lại cho chúng y hệt stye của một đoạn văn bình thường, đừng in nghiêng gì cả. Màu sắc bạn đặt tùy thích để dễ quản lý khi bạn đang dùng, còn sau khi làm xong bạn chỉ việc Ctrl A (chọn hết) và chọn màu đen thôi mà.

Xong phần Formatting (1) bạn vào Format Paragraph như hình dưới nhé.

Cài đặt heading trong word

Bảng Paragraph hiện ra bạn sẽ thấy là nó chỉ khác với định dạng đoạn ở phần Spacing. Bạn nên đưa Line spacing về như định dạng đoạn văn của bạn. Còn Before và After thì bạn cân nhắc 0 đến 2 thôi.

Để cho đẹp, mình khuyên các Paragraph của các heading bạn nên định dạng y hệt nhau. Simple is the best mà :))

Cài đặt heading trong word

Một việc như thế lập lại cho hết các heading và làm gì cũng phải nhớ tích vào New docmuents based on this template nha. Không nghe là công cóc đó.

Để kiểm tra là nó đã lưu mãi mãi chưa bạn bấm Ctrl N (mở file mới) để xem nó lưu như vậy chưa, cái nào chưa bạn tắt cái file mới mở đi và vào lại chổ chưa được lưu tích vào New docmuents based on this template.

Ok fine! bây giờ ta làm phần còn lại là thêm mục lục tự động.

Tạo mục lục tự động trong Word

Tạo mục lục trong word bằng hình ảnh dưới đây sẽ giúp bạn giải thoát :)) Bạn cần làm theo thứ tự các bước bên dưới là được.

Thêm heading vào các đề mục

Để dễ quản lý heading bạn nên bật Navigation bằng cách Ctrl F (find) như hình.

Tạo mục lục tự động trong Word

Ở thanh Navigation bạn chọn tab Heading để xem các chúng biểu diễn các đề mục được sắp xếp như thế nào.

Ví dụ bên dưới, chương 1 là cấp cao nhất mình chọn nó là heading 1 (để chuột nằm ở dòng đó và nhấp vào heading 1). Ngay lập tức bên tab Heading của thanh Navigation hiện ra Chương 1 như hình bên dưới. Các đề mục khác bạn làm tương tự và quan sát tab Heading xem chúng đứng đúng chổ không nhé.

Tạo mục lục tự động trong Word

Để xóa heading thì bạn bấm vào Normal. Xong hết rồi thì nhớ Ctrl A và chỉnh màu chữ thành đen cho mấy cái heading bớt lòe loẹt đi nha!!

Sau khi gắn hết heading vào các đề mục bạn sắp có một bảng mục lục đẹp mắt rồi đấy, đọc tiếp các bước sau nhé.

Ngắt trang trắng trong Word

Thông thường phần nội dung sẽ bắt đầu từ trang số 1. Và bạn gặp khó khăn khi chèn mục lục vào mà nội dung bắt đầu từ trang số khác trong khi thằng mục lục hoặc các phần mở đầu khác nó ăn từ trang 1 :))

Đặt chuột ở nơi bạn muốn ngắt rồi qua tab Layout và chọn “Next Page” nhé, vì sao ư?

  • Chọn Page: ngắt các trang trong 1 Section (phần), số trang trong 1 phần là liên tiếp với nhau.
  • Chọn Next Page: ngắt trang ra một Section mới, có thể sửa lại số trang của 2 phần khác nhau. Mục đích là để phần nội dung có trang bắt đầu từ 1. Còn phần mở đầu bài tiểu luận sẽ không có số trang hoặc số trang kiểu khác.

Ngắt trang trắng trong Word

Bây giờ bạn thêm trang vào Footer bằng cách đơn giản chắc ai cũng biết rồi :v qua tab Insert và chọn Footer như hình dưới.

Ngắt trang trắng trong Word

Sau đó bạn thấy là số trang ở phần nội dung và phần bạn ngắt nó vẫn liên kết với nhau đúng không? Hãy làm bước phía dưới để chúng buôn đôi tay nhau ra :))

Đến giữa 2 trang của 2 Section, bạn nhấp đúp vào Footer của trang để hiện ra chỉnh sửa, lúc này bạn thấy Footer Section 1 và Header Section 2 hiện ra.

Bạn di chuột nhấp một cái vào Header của trang dưới rồi di chuột lên nhấp vào Footer của trang trên một cái, Sau đó nhấp vào nút Link to Previos (buông tay nhau ra).

Khi nó còn liên kết nền nút đó sẽ màu tối, nó trở lại màu sáng là ok rồi đó.

Ngắt trang trắng trong Word

Bây giờ bạn cần làm cho trang đầu tiên của nội dung bắt đầu từ số 1. Nhấp đúp vào Footer của Section nội dung bài luận. Ở tab Insert nhấp vào Page Number (Số trang) chọn Format Page Numbers (Định dạng số trang).

Ngắt trang trắng trong Word

Chọn Sart at 1 như hình dưới rồi Ok. Còn số trang của Section còn lại bạn chỉ việt nhấp đúp vào Footer của nó rồi xóa cái số đó đi.

Ngắt trang trắng trong Word

Như vậy là xong bước ngắt trang rồi đấy, hơi rối nhưng làm riết quen thôi mà ^_^

Chèn mục lục trong Word

Để con trỏ ở nói bạn muốn chèn mục lục sau đó qua tab References (tham khảo) nhấp vào Table of Contents (mục lục bài viết).

Quan trọng ở đây là bạn không chọn những mẫu mà nó để sẵn vì nó rất hạn chế. Hãy chọn Custom Table of Contents như hình dưới để làm mục lục đẹp hơn.

Tạo mục lục tự động trong Word

Bảng Table of Contents hiện ra, ở đây bạn chỉ quan tâm cấp heading nhỏ nhất trong bài luận của bạn thôi. Ví dụ như cấp nhỏ nhất Hiếu dùng là 6, Hiếu điền 6 ở Show levels và nhấp Ok.

Tạo mục lục tự động trong Word

Và đây là thành quả. Các cấp bằng nhau sẽ đứng vị trị ngang nhau. Cấp càng thấp càng thục vào trong để dễ quan sát.

Tạo mục lục tự động trong Word

Nếu bạn sửa đề mục hay nội dung của bạn đã qua trang khác. Bạn cần update mục lục bằng cách đến tab References nhấp vào Update Table (cập nhật bảng mục lục).

  • Chọn Update page numbers only nếu bạn chỉ cập nhật số trang.
  • Chọn Uptate entire table nếu bạn muốn cập nhật cả số trang và tên đề mục.

Tạo mục lục tự động trong Word

Clip hướng dẫn làm mục lục với heading

Cũng mạo mụi làm 1 cái clip ngắn cho bài hướng dẫn thêm sinh động đây, hihi. Chỉ là xem hướng dẫn quá trình làm thực tế chứ nội dung nó vẫn nằm trong bài viết này hết rồi.

Lời kết

Cách sử dụng heading và làm mục lục tự động như trên là tối ưu nhất mà Hiếu biết. Bạn có góp ý chổ nào để tối ưu hơn hay không hiểu cho nào? Hãy để lại bình luận bên dưới.

Bài viết này dựa trên Word 2016. Đối với tạo mục lục trong Word 2010 hay các phiên bản khác thì cách làm nó cũng như vậy thôi.

Có thể con đường đi đến nó hơi khác nhưng miễn sao chúng ta đến được đúng không bạn ^_^.

Chúc bạn thành công!